Collecte des renseignements personnels

Nous recueillons vos renseignements personnels lorsque vous :

• soumettez une demande de produit ou un formulaire;
• postulez pour un emploi;
• soumettez votre candidature pour distribuer nos produits.

Nous pourrions également recueillir vos renseignements personnels par téléphone ou par l’intermédiaire du clavardage en ligne avec notre équipe du Service à la clientèle.

En général, nous demandons votre consentement exprès avant de recueillir vos renseignements personnels. Dans la mesure du possible, nous recueillerons les renseignements personnels directement auprès de vous, mais nous pourrions également les recueillir auprès de tiers. Nous recueillons uniquement les renseignements personnels dont nous avons besoin.

Divulgation des renseignements personnels

Généralement, nous obtenons votre consentement exprès avant de divulguer vos renseignements personnels. Nous pourrions divulguer vos renseignements personnels :

• pour nous aider à évaluer une demande que nous recevons pour un produit ou un service et à gérer vos produits ou les services que nous vous offrons;
• aux personnes ou aux autres entités auxquelles vous nous avez permis de divulguer vos renseignements personnels;
• lorsque la loi l’exige (p. ex., Agence du revenu du Canada, autorités d’application de la loi).

Droits à la protection des renseignements personnels

Vous avez le droit :

• de demander de l’information sur nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels;
• de demander l’accès à vos renseignements personnels et de les faire mettre à jour ou corriger si nécessaire.

Si vous avez des questions ou des préoccupations ou que vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous.

Utilisation des renseignements personnels

Nous vous indiquerons pourquoi nous avons besoin de vos renseignements personnels. Nous recueillons vos renseignements personnels, notamment aux fins suivantes :

• pour vous identifier et vérifier votre identité;
• pour approuver et gérer les produits ou services que vous recevez;
• aux fins de l’assurance de la qualité/l’amélioration des processus;
• pour répondre à nos obligations juridiques;
• pour vous présenter des offres de produits ou de services;
• pour traiter une demande de règlement;
• pour examiner une candidature.

Nos sites et portails Web utilisent des témoins pour leur permettre de fonctionner correctement. Nous pourrions également utiliser des témoins (ou d’autres technologies) pour comprendre comment les personnes visitant notre site Web l’utilisent. Ces témoins ne collectent pas de renseignements personnels.

Protection et conservation des renseignements personnels
Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels au moyen de mesures de protection administratives, technologiques et physiques.
Nous conserverons vos renseignements personnels :

• aussi longtemps que nécessaire pour les fins auxquelles nous les recueillons;
• conformément à nos obligations juridiques.

Politique en matière de protection des renseignements personnels

Une partie importante de toute relation est la confiance. À l’Empire Vie, nous travaillons dur pour gagner et maintenir votre confiance grâce à notre détermination à faire preuve d’équité, d’intégrité et de respect dans tous nos échanges avec vous. Cela inclut le traitement de vos renseignements personnels et le respect de vos droits à la vie privée. Le présent avis sur la protection de la vie privée représente notre engagement envers la transparence concernant nos pratiques liées à la gestion des renseignements personnels.

Cet avis concernant la protection des renseignements personnels s’applique aux personnes suivantes :

• notre clientèle, ancienne et actuelle, et les personnes qui demandent nos produits ou utilisent nos services;
• les personnes assurées des régimes d’assurance vie, les bénéficiaires et les personnes participantes des régimes d’assurance collective;
• les conseillères et les conseillers qui vendent nos produits ou fournissent des services à notre clientèle;
• les personnes qui communiquent avec nous, par exemple par téléphone, par courriel, sur notre site Web, sur nos portails Web ou par la poste;
• les personnes qui postulent un emploi;
• les personnes qui visitent notre site Web.

Remarque : Si vous postulez un emploi à l’Empire Vie à partir de notre site Web, notre fournisseur de système de gestion des ressources humaines, ADP, Inc., recueillera vos renseignements en notre nom. Pour en savoir plus sur les pratiques d’ADP en matière de protection des renseignements personnels, veuillez consulter la Déclaration de confidentialité d’ADP.

Le terme « renseignements personnels » s’entend de tous les renseignements factuels ou subjectifs concernant une personne identifiable. Nous obtenons le consentement de la personne avant de recueillir des renseignements personnels ou au moment de leur collecte (sauf certaines exceptions légales).

Selon la nature de votre relation avec nous, nous pourrions recueillir des renseignements personnels, comme les exemples suivants l'illustrent :

• Renseignements financiers, incluant des renseignements bancaires, des renseignements fiscaux, le revenu, l’employeur actuel ou la valeur nette
• Coordonnées et renseignements démographiques, incluant votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse de courriel, votre date de naissance, votre état civil ou vos préférences linguistiques
• Renseignements médicaux, incluant la liste des professionnelles et professionnels de la santé qui vous fournissent des services, vos antécédents médicaux ou ceux de votre famille (à l’exclusion des tests génétiques) ou des résultats de tests de laboratoire
• Information sur le mode de vie, incluant le tabagisme, la consommation d’alcool, les antécédents de conduite ou les plans de voyage

Dans la mesure du possible, nous recueillerons les renseignements personnels directement auprès de vous ou auprès d’une personne que vous avez autorisée. Nous pourrions également recueillir des renseignements à votre sujet auprès d’autres personnes, comme votre conseillère ou conseiller ou l’administratrice ou l’administrateur de votre régime d’assurance collective, selon le produit.

Si vous soumettez une proposition d’assurance vie, nous pourrions également recueillir des renseignements auprès de (i) MIB, LLC (MIB), un échange de données coopératif créé par le secteur de l’assurance vie et maladie, (ii) les fournisseurs de soins de santé, tels que les médecins, les hôpitaux, les cliniques ou autres professionnels de la santé qui vous fournissent des services, ou (iii) les bénéficiaires de police d’assurance, les personnes demandeuses ou la personne responsable de la liquidation dans le cas d’un décès.

Si vous achetez un produit de placement, nous pourrions recueillir des renseignements auprès de votre bénéficiaire ou de la personne responsable de la liquidation de votre succession en cas de décès et l’assurance médicament.

Si vous êtes une personne participante d’un régime d’assurance collective, nous pourrions recueillir des renseignements auprès de fournisseurs paramédicaux et d’organismes qui nous aident à vous fournir des services tels que des indemnités d’assurance à l’extérieur du pays.

Nous recueillerons également les renseignements personnels que nous sommes tenus de recueillir en vertu de la loi.

Comme il ne s’agit pas d’une liste exhaustive des personnes auprès desquelles nous pourrions recueillir des renseignements à votre sujet, veuillez communiquer avec votre conseillère ou conseiller ou avec nous pour toute question que vous pourriez avoir sur les personnes susceptibles de dovilguer des renseignements vous concernant à l’Empire Vie.

Nous obtenons le consentement (sauf certaines exceptions légales) pour l’utilisation des renseignements personnels avant de les recueillir ou au moment de leur collecte, et avant de les utiliser à de nouvelles fins. En fonction de notre relation avec vous et des produits que vous demandez ou achetez, nous pourrions utiliser vos renseignements personnels pour :

• vérifier votre identité et évaluer votre demande pour un produit ou un service;
• vous informer des caractéristiques de vos produits actuels et vous présenter de nouvelles offres susceptibles de vous intéresser;
• administrer votre police et vous fournir un service à la clientèle, y compris le paiement des demandes de règlement et le traitement des opérations;
• nous aider à améliorer nos services et à élaborer des programmes pour notre clientèle.

Nous pourrions également utiliser, ou fournir à des tiers, des renseignements personnels qui ont été anonymisés ou agrégés :

• pour concevoir et améliorer nos produits, services, sites Web ou portails Web;
• à des fins d’analyses statistiques;
• à des fins d’étude et de recherche.

Nous n’utiliserons pas vos renseignements personnels aux fins suivantes : utiliser votre numéro d’assurance sociale à d’autres fins que la déclaration de revenus sans votre consentement.

Selon la nature de votre relation avec nous, nous pourrions divulguer vos renseignements personnels aux fins pour lesquelles nous les avons recueillis à :

• votre conseillère ou conseiller (et son agence, cabinet ou intermédiaire);
• l’administratrice ou l’administrateur de votre régime d’assurance collective;
• des tiers qui peuvent nous aider à vous fournir des produits et à gérer nos activités (veuillez cliquer ici pour obtenir une liste des catégories de tiers);
• d’autres assureurs ou sociétés de réassurance, MIB, des administratrices et administrateurs de régimes d’assurance gouvernementaux ou d’autres programmes d’assurance;
• des organisations qui démontrent avoir l’autorité légale pour les obtenir (p. ex., des institutions gouvernementales);
• les personnes que vous avez autorisées à y accéder (p. ex., votre mandataire, votre bénéficiaire ou la personne responsable de la liquidation de votre succession, dans l’éventualité de votre décès);
• des fournisseurs de services paramédicaux;
• votre médecin, si nous jugeons que c’est dans votre intérêt;
• si la loi l’exige.

Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons recueillis, et aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux exigences légales.

Nous protégeons les renseignements personnels au moyen d’une grande variété de mesures de sécurité conçues pour protéger vos renseignements personnels et contrôler de façon stricte qui peut y accéder. Nous utilisons diverses mesures de protection administratives, technologiques et physiques pour protéger vos renseignements personnels, telles que des mots de passe et la limitation de l’accès aux seules personnes autorisées qui ont besoin d’y accéder pour effectuer leur travail. Les mesures de sécurité incluent également les étapes visant à nous assurer que tous les tiers avec lesquels nous avons conclu une entente ont pris des mesures de sécurité comparables, s’ils ont à gérer des renseignements personnels. Nous offrons également régulièrement aux membres de notre personnel une formation sur la protection des renseignements personnels.

Vous disposez de certains droits que vous pouvez exercer après que nous ayons recueilli vos renseignements personnels :

Retirer votre consentement
En tout temps, moyennant un préavis raisonnable, vous pouvez retirer votre consentement permettant à l’Empire Vie de recueillir, d’utiliser et de divulguer vos renseignements personnels à quelque fin que ce soit, sous réserve de restrictions légales et/ou contractuelles.

Lorsque vous demandez à retirer votre consentement, nous vous informerons à ce moment de l’incidence d’un tel retrait, ce qui pourrait inclure la résiliation d’une police, la fin de prestations/d’indemnités ou l’impossibilité de traiter une demande de règlement.

Le retrait de votre consentement n’est pas rétroactif.

Demander de l’information sur le traitement des données
Sur demande, nous vous fournirons :

• les renseignements personnels que nous avons recueillis auprès de vous;
• les catégories de membres du personnel qui ont accès à vos renseignements personnels;
• la durée de conservation de vos renseignements personnels;
• les coordonnées de la ou du chef de la protection des renseignements personnels de l’Empire Vie;
• la source de vos renseignements personnels lorsque nous les recueillons auprès d’un tiers (sauf si la loi l’interdit).

Demander l’accès à vos renseignements personnels et les faire corriger si nécessaire
Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Nous pourrions exiger des frais modiques pour ce faire.
Pour soumettre une telle demande, veuillez envoyer votre demande écrite à :
Chef de la protection des renseignements personnels
L’Empire, Compagnie d’Assurance-Vie
259, rue King Est
Kingston ON K7L 3A8
Télécopieur : 1 800 920-5868
Courriel : privacy@empire.ca

Nous ferons tout notre possible pour répondre à votre requête dans les 30 jours. Si nous ne sommes pas en mesure de répondre dans les 30 jours, nous vous en informerons et vous expliquerons pourquoi un délai supplémentaire est nécessaire.

Si vous possédez un compte sur MonEmpire, vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels et à vos préférences en matière de confidentialité à tout moment, et de corriger ces renseignements au besoin, au moyen de l’option en libre-service ou en communiquant avec l’équipe du Service à la clientèle.

Déposer une plainte
Si vous avez une question ou une préoccupation concernant la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, n’hésitez pas à nous la transmettre. Veuillez communiquer avec nous.