Politique en matière de protection des renseignements personnels

La protection des renseignements personnels fait partie intégrante des pratiques d’affaires de Placements Empire Vie Inc. (« Placement Empire Vie » ou la « société »). La société a à cœur la protection des renseignements personnels. La présente politique énonce la manière dont elle recueillera et gèrera les renseignements personnels de façon à protéger la vie privée de ses clientes, clients, fournisseurs et membres du personnel.

Dans le présent document, « renseignements personnels » s’entend de tout renseignement concret ou subjectif permettant d’identifier une personne.

La société peut recueillir des renseignements personnels concernant différentes personnes avec lesquelles elle fait affaire, notamment des clientes, des clients, des bénéficiaires, des fournisseurs, des courtières et des courtiers.

La société peut recueillir des renseignements personnels de diverses façons, notamment par écrit (p. ex., correspondance et notes de service) et au moyen de communications et de dossiers électroniques, d’enregistrements vidéo ou audio et de photographies.

Voici des exemples de renseignements personnels : le nom d’une personne, son âge, son sexe, son état de santé, ses caractéristiques personnelles ou sa situation personnelle et financière. Les renseignements personnels peuvent aussi comprendre certains éléments, comme des numéros d’identification (p. ex., numéro d’assurance sociale ou numéro de membre du personnel), des renseignements bancaires ou sur le revenu et le dossier d’emploi.

Le nom, le titre ou l’adresse professionnelle, le numéro de téléphone et l’adresse de courriel des membres du personnel d’une entreprise ne constituent pas des renseignements personnels.

La société suit les dix principes relatifs à la protection des renseignements personnels suivants :

La société est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et a désigné une ou des personnes qui ont pour tâche d’assurer le respect de cette politique.

La société, les membres de son personnel et ses fournisseurs sont responsables de tous les renseignements personnels en leur possession ou en leur contrôle, y compris l’information obtenue d’un tiers ou transférée à un tiers à des fins de traitement.

Une personne a été désignée chef de la protection des renseignements personnels et agit à titre de responsable de la conformité de la société à cette politique et aux lois, aux règlements et aux lignes directrices sur la protection des renseignements personnels. S’il y a lieu, la ou le chef de la protection des renseignements personnels peut déléguer certaines de ses responsabilités à une ou à plusieurs personnes d’un secteur d’affaires connaissant bien la nature des renseignements personnels recueillis dans ce secteur et les besoins particuliers de celui-ci en matière de renseignements personnels.

La société précisera l’usage qu’elle compte faire des renseignements personnels, au moment de leur collecte ou avant.

La société recueille des renseignements personnels de diverses façons. Par exemple, elle peut recueillir l’information à même une proposition ou une demande, au cours d’un entretien ou par d’autres moyens. Au moment de la collecte ou avant, elle indiquera l’usage qu’elle compte en faire. Cette précision peut être communiquée par écrit ou verbalement, selon la manière dont les renseignements sont recueillis.

Les personnes qui recueillent les renseignements personnels doivent être en mesure d’expliquer aux personnes concernées les objectifs de la collecte de données.

La société recueille, utilise et divulgue uniquement les renseignements nécessaires aux fins précisées au moment de la collecte de renseignements.

Avant d’utiliser les renseignements personnels à des fins non prévues à l’origine, la société communiquera avec la personne concernée pour lui expliquer le nouvel usage qu’elle compte faire des renseignements et obtenir son consentement préalable, à moins que ce nouvel usage ne soit prescrit par la loi.

La société doit obtenir le consentement en connaissance de cause d’une personne pour recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels, sauf lorsque ce consentement est inapproprié.

En général, la société obtiendra le consentement pour l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels pendant la collecte de ces renseignements. Parfois, le consentement sera obtenu après la collecte des renseignements, mais avant leur utilisation (p. ex., lorsque la société désire utiliser des renseignements à des fins qui n’ont pas été précisées à l’origine).

La société peut solliciter le consentement de diverses façons, selon les circonstances et la nature des renseignements à recueillir. Elle sollicitera le plus souvent un consentement exprès si la confidentialité des renseignements personnels ne fait aucun doute.

La société pourrait à l’occasion obtenir des renseignements personnels auprès d’un représentant autorisé, par exemple une tutrice légale, un tuteur légal ou une ou un mandataire.

Le consentement implicite peut être utilisé lorsque les renseignements sont de nature moins délicate et que la société peut déduire qu'elle a le consentement de la personne pour recueillir, utiliser et divulguer l’information.

Dans certaines circonstances particulières, la société peut recueillir, utiliser ou divulguer de l’information sans que la personne concernée y ait consenti ou que la société l’en ait informée. Par exemple, il pourrait exister des raisons juridiques ou liées à la sécurité, rendant impossible ou difficile de demander un consentement. Lorsqu'elle recueille de l’information aux fins d’une enquête concernant une potentielle violation de contrat, la prévention ou la détection de la fraude ou à des fins d’application de la loi, demander le consentement d’une personne pourrait compromettre l’objectif de recueillir l’information. De même, il pourrait être impossible ou inapproprié de demander le consentement d’une personne mineure, gravement malade ou autrement inapte à donner son consentement.

Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de certaines restrictions juridiques ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. La société informera la personne des conséquences d’un tel retrait, qui peut inclure l’impossibilité d’administrer un compte et/ou de tenir un registre des parts.

La collecte se limitera aux seuls renseignements personnels jugés raisonnablement nécessaires aux fins indiquées par la société. Les renseignements doivent être recueillis uniquement à l’aide de moyens équitables et légaux.

La société recueillera les renseignements personnels avec discernement. Elle limitera la quantité et le type de renseignements recueillis à ce qui est raisonnablement nécessaire aux fins déterminées.

La société recueillera les renseignements de manière conforme à son obligation de préciser les fins de la collecte de renseignements et d’obtenir le consentement de la personne à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels.

La société utilisera et conservera les renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins qu’elle ait obtenu le consentement de la personne concernée conformément aux exceptions précitées. Les renseignements personnels seront conservés uniquement pendant la durée nécessaire aux fins précisées.

La société conservera les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision concernant une personne assez longtemps pour que cette personne puisse accéder à l’information après que la décision a été rendue.

Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis doivent être détruits conformément à la politique de l’Empire Vie en matière de conservation des dossiers.

Les renseignements personnels seront aussi exacts, complets et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont destinés.

Les exigences relatives à la mise à jour de ces renseignements dépendront de l’utilisation de l’information et tiendront compte de l’intérêt de la personne. L’information doit être suffisamment précise, complète et à jour afin de réduire le plus que possible la possibilité que des renseignements inexacts soient utilisés pour prendre une décision au sujet de la personne concernée.

La société ne mettra pas régulièrement à jour les renseignements personnels, à moins que ne l’exigent les fins pour lesquelles elle le a recueillis.

Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

La société a mis en place des mesures de sécurité et un programme de formation approprié visant à protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que la divulgation, la reproduction, l’utilisation, la modification ou l’accès non autorisés.

Les mesures de sécurité varient selon la nature ou le format des renseignements recueillis. Les méthodes de protection incluent les mesures physiques, organisationnelles et technologiques conçues pour limiter l’accès aux seules personnes autorisées, assurer l’intégrité des renseignements et la protéger contre une utilisation ou une divulgation non autorisée.

Les mesures de sécurité comprennent également les mesures visant la société à s'assurer que tous les tiers avec lesquels elle a conclu une entente et qui peuvent être appelés à manipuler les renseignements personnels ont pris des mesures de sécurité comparables.

La société mettra à la disposition immédiate des particuliers des renseignements précis sur ses politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels.

Ces renseignements incluent :

• le nom ou le titre ainsi que l’adresse des personnes responsables des politiques et procédures de la société et à qui l’on peut soumettre des plaintes ou des requêtes;
• les moyens d’obtenir l’accès aux renseignements personnels détenus par la société;
• une description du type de renseignements personnels détenus par la société et une description sommaire de son utilité;
• une copie de cette politique et de tout autre document décrivant et expliquant cette politique;
• la nature des renseignements personnels qui sont mis à la disposition d’organisations affiliées ou de filiales.

Si une personne en fait la demande, la société l’informera de l’existence, de l’utilisation et de la communication de ses renseignements personnels et lui donnera accès à ceux-ci. Il lui est aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.

Sur demande, la société informera une personne de l’existence de renseignements personnels la concernant, lui donnera accès à l’information et lui fournira un compte rendu de l’utilisation de ces renseignements personnels, y compris toute divulgation à des tiers, s’il y a lieu.

Dans certaines situations, la société peut ne pas être en mesure de fournir l’accès à la totalité des renseignements personnels qu’elle détient au sujet d’une personne. Les exceptions aux exigences d’accès seront limitées et précises. Les raisons d’un refus d’accéder à des renseignements personnels seront fournies à la personne sur demande. Parmi les renseignements visés par ces exceptions, notons les renseignements qui seraient beaucoup trop couteux à fournir, les renseignements faisant référence à d’autres personnes, les renseignements qui ne peuvent pas être divulgués pour des raisons de sécurité ou d’intérêt commercial, les renseignements qui ont été obtenus au cours d’une enquête sur une violation de contrat ou une fraude potentielle, ainsi que les renseignements qui sont assujettis au secret professionnel ou au privilège relatif à un litige.

La société répondra aux demandes d’information dans un délai raisonnable. Elle fournira ces renseignements sans frais (ou à peu de frais). Elle fournira l’information demandée dans un format facile à comprendre. Par exemple, elle donnera la signification de toute abréviation ou de tout code sur demande. Si la personne demande des copies de tout document inclus dans les dossiers de la société, la société pourrait exiger des frais raisonnables pour la reproduction de ces documents.

Si une personne parvient à démontrer que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, la société apportera les modifications nécessaires. Selon la nature des renseignements contestés, la modification pourrait prendre la forme d’une correction, d’un ajout ou d’une suppression de renseignements.

Si une plainte n’est pas réglée à la satisfaction de la personne, le fondement de la plainte sera consigné. La personne pourra également verser au dossier une déclaration résumant sa position, de même que les documents sur lesquels elle appuie cette position.

Une personne peut déposer une plainte contre tout manquement à la présente politique auprès de la personne responsable de la conformité de la société.

La société fera connaitre aux personnes qui présentent une demande de renseignements ou qui déposent une plainte le protocole de traitement des plaintes applicable.

La société fera enquête sur toutes les plaintes et y donnera suite conformément au protocole de traitement des plaintes applicable du service. Si une plainte est jugée justifiée, la société prendra les mesures appropriées, y compris, si nécessaire, la modification de ses politiques et procédures.